Protocol bij ziekte en overlijden van leden

Inleiding
Dit protocol heeft betrekking op ziekte en overlijden van leden van de vereniging en heeft tot doel een basis te bieden voor een snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden.
 
Procedure bij ziekte
Bij een ziekenhuisopname (die een serieuze nazorg en/of revalidatie vergt) of een langdurige (langer dan een maand) ziekte van een lid, laat de secretaris een bloemstuk bezorgen voor een bedrag van ongeveer € 30.
 
Bij zeer ernstige ziekte zullen 2 bestuursleden een bezoek brengen aan de patiënt of, indien dit niet mogelijk is, contact opnemen met de familie. Bij dit bezoek zal een attentie aangeboden worden van ongeveer € 30.
 
In overleg met de familie zal (al dan niet) communicatie met de leden plaatsvinden via e-mail of de website.
 
Procedure bij overlijden
Indien het bestuur een rouwkaart ontvangt, zullen de leden van de vereniging door middel van een e-mailbericht en informatie op de website op de hoogte worden gebracht. Het bestuur draagt er zorg voor dat aan de familie een schriftelijk condoleancebericht uitgaat.
 
Indien het bestuur geen rouwkaart ontvangt, maar via andere kanalen het bericht van overlijden ontvangt, zal het bestuur, na controle op de juistheid van het bericht, de leden van de vereniging door middel van een e-mailbericht en informatie op de website op de hoogte brengen. Ook in deze situatie zal het bestuur zorg dragen voor een schriftelijk condoleancebericht.
 
Op de dag dat het overlijden bekend wordt en op de dag van de begrafenis/crematie, wordt de Nederlandse vlag bij het clubgebouw halfstok gehangen.
 
Een delegatie van het bestuur zal de familie bezoeken, een en ander in overleg. Als een bezoek niet op prijs wordt gesteld, wordt er telefonisch overleg gepleegd met de familie over de communicatie naar de leden en de bloemengroet.
 
De secretaris draagt zorg voor een “In memoriam”, waarvan de inhoud afgestemd wordt met de familie. Na accordering wordt het "In memoriam" op de website opgenomen.
 
Bij het overlijden van een lid binnen 2 weken, voorafgaand aan grotere golfevenementen in de weekenden, zal bij deze evenementen aandacht worden besteed aan het overlijden. In dit verband zal een minuut stilte in acht worden genomen. Bij de ‘afterparty’ zal geen live muziek ten gehore worden gebracht. Verder zal het evenement in een gepaste sfeer plaats vinden.
 
Het bestuur kan in voornoemde situatie ook besluiten het evenement geen doorgang te laten vinden.
 
Bij de condoleance en/of begrafenis/crematie van een lid van de vereniging zal vanuit het bestuur een delegatie aanwezig zijn. Namens de vereniging zal een bloemengroet worden gebracht waarvan de kosten van ongeveer € 50 bedragen. Dit zal met de familie worden afgestemd.
 
Afhankelijk van de wens en behoefte van de familie, kan/zal door de voorzitter of diens plaatsvervanger een afscheidswoord worden voorgedragen.
 
Op de eerstvolgende Algemene Vergadering van de vereniging zal de voorzitter aan het begin van de vergadering het overleden lid een moment herdenken.
 
Almkerk, 15 november 2016